第4版:参考
     
 
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2010年12月18日
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将猴子留给最适合喂养的人
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□ 于泳泓  
如何有效的实施自我时间管理,是现代经理人的重要课题。管理大师德鲁克认为:“不能管理时间,便什么都不能管理。”问题是,经理人的一天也是24小时,如何才能创造出88小时的效益?
在人们日常的工作和生活中,“被打扰”是头号时间大盗。日本的一个专业统计报告指出:人们平均每8分钟会受到1次打扰,平均每次被打扰大约是5分钟,每次被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,而且其中80%的打扰是没有意义或极少价值的。
时间管理其实就是自我管理,让自己既能把事情很快地做完(有效率),又能把事情做对(有效能)。所有的待办事项,按照急迫性与重要程度,可以划分为“不紧急但重要”“紧急且重要”“紧急但不重要”和“不紧急也不重要”四类。一个自我诊断时间分配是否合理的方法,就是检查自己的时间分配。如果你分配在“不紧急但重要”事情上的时间不到一半,那么你的状态不是总处于高压中(处理“紧急且重要”的事情),就是浪费在其他不重要的事情上太多。
1974年发表的《管理时间:谁背着“猴子”》一文,长久以来被奉为时间管理方面的必读经典。作者认为,经理人有效管理时间的关键就是让“别人的打扰”有价值,而不是让“猴子”(下一个动作)骑在自己的背上。
回想一下,你是否有经常发生过这样的情形:在走廊里碰到一位部属,在他“我遇到了一个问题,能不能和您谈一谈”的请求下,原先你打算做的事情一耽搁就半小时过去了。结果却只是弄清楚了问题的来龙去脉,获得的信息只够让你决定介入,并不能当下就做出任何建议或决定。最后,你只好以“让我考虑一下,回头再找你谈”来暂时中止。
在这个案例中,“猴子”原本背在部属的身上。你俩谈话时,“猴子”的两脚开始分别踩在你们两人的肩上。当你表示要考虑一下再回复他时,“猴子”便跳到了你的背上。于是,你接下了部属的角色,而部属则变成了监督者,他会关切地不时问你“那件事您的建议如何”或“您考虑得怎样了”。如果你的解决方式不能让他满意,他甚至会“强迫”你去做这件原本该他自己处理的事情。
你一旦开始接收那些本该他人看养的“猴子”,就会让人误以为是你自己要养这些“猴子”。结果,你收的“猴子”越多,别人给的也就越多。最后,你的问题堆积如山、永远处理不完,甚至没有时间照顾自己的“猴子”,自己的绩效也会大打折扣。
经理人应该将时间投放在最重要的管理层面上,而不是养一大堆别人的“猴子”。要培养一个人的责任感,唯一的方法是赋予他们责任。对于“哪些‘猴子’该喂养”以及“应该由谁来喂养”,经理人要有判断与取舍的能力。优秀的经理人,不但有能力喂养自己的“猴子”,而且能够向上管理到有清楚指令并且进入状况的老板,向外管理到有合理要求并且厘清权责的客户、供货商与同侪,向下管理到有自主能力并且能创造附加价值的部属。
管理者的职责,并不是把所有的“猴子”都背在自己的身上。负责,是担负自己所负得起的责任,绝不是担负所有的责任。
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