第4版:参考
     
 
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2012年12月01日
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一页报告的威力
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□ 严家明 吕国荣 

 

    世界知名企业宝洁公司规定备忘录的长度为一页纸以内,要求工作人员尽量精简公司所有的报告文件,以尽可能简练的语言来描述公司的现状和未来的发展措施。
  
  一份冗长的报告也许写起来不会太难,但是如果要把这份冗长的报告缩减成一页纸,那么难度就很大了。
  
  一次,宝洁公司的一位经理向总裁查德·德普雷递交了一份厚厚的备忘录。这份备忘录上详细介绍了他对公司问题的处理意见。没想到,查德·德普雷看到后连翻都没翻,而是非常生气地在备忘录上面加上了这样一条命令:“把它简化成我所要的东西!”然后吩咐将这份备忘录退回。
  
  还有一次,一位主管递上来的报告非常复杂,查德·德普雷在报告后面批示道:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的!”
  
  对此,查德·德普雷曾这样解释道:“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题,只有这样,我们才能更好地进行下面的工作。”
  
  此后,宝洁公司要求员工要不遗余力地将报告的精华浓缩到一页,把问题搞清楚,把事情搞透彻。
  
  一般来说,传统的报告大约15页。因此,有人质疑,如果说报告只有一页长,宝洁公司是如何将其处理得如此切中要害、一目了然的呢?
  
  有人经过调查,揭开了这个谜底。宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据分析的基础上,不惜耗费精力与时间而将报告尽量缩减,目的是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需的时间。这种处理问题的方法非常精细,并且趋于完美。
  
  宝洁公司总裁经常鼓励员工及时与自己沟通,并对提交报告的员工说:“公司的大部分效益建立在这一页报告上。这也是宝洁公司高效率的工作水准、高效益的营业收入的秘密所在。”
  
  一页报告的威力在于,它的要点鲜明集中,比主旨散布在十多页的分散式、复杂式的报告要简洁清楚,使得工作效率更高。

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